Privacy Policy

Ruiter & Ponyclub De Pijts – Grubbenvorst

1. Inleiding

Ruiter & Ponyclub De Pijts hecht veel waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij daarmee omgaan en welke rechten betrokkenen hebben.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

2. Wie is verantwoordelijk?

Ruiter & Ponyclub De Pijts is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens
Ruiter & Ponyclub De Pijts
Kromboschweg 4a
5971 PG Grubbenvorst
E-mail: depijts@hotmail.com

3. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van:

leden;
ouders/verzorgers van minderjarige leden;
sponsoren;
vrijwilligers;
deelnemers aan activiteiten of evenementen;
personen die contact met ons opnemen.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de relatie met onze vereniging kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

voor- en achternaam;
adres, postcode en woonplaats;
telefoonnummer;
e-mailadres;
geboortedatum;
IBAN / bankrekeningnummer;
naam van ouder/verzorger bij minderjarige leden;
eventuele overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het lidmaatschap, deelname aan activiteiten of samenwerking.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit strikt noodzakelijk is en daarvoor een wettelijke grondslag bestaat of uitdrukkelijke toestemming is verleend.

5. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor gerechtvaardigde en duidelijk omschreven doeleinden, zoals:

het voeren van de ledenadministratie;
het innen van contributie en overige betalingen;
het organiseren van lessen, trainingen, wedstrijden en andere activiteiten;
het onderhouden van contact met leden, ouders/verzorgers, sponsoren en vrijwilligers;
het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en praktische informatie;
het voeren van een sponsor- en financiële administratie;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

6. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

de uitvoering van een overeenkomst, zoals een lidmaatschap of sponsorovereenkomst;
een wettelijke verplichting;
toestemming van de betrokkene of, bij minderjarigen, van de ouder/verzorger;
een gerechtvaardigd belang van de vereniging, bijvoorbeeld voor interne communicatie en organisatie.

7. Minderjarigen

Omdat onze vereniging ook minderjarige leden heeft, verwerken wij persoonsgegevens van minderjarigen zorgvuldig. Wanneer daarvoor toestemming vereist is, vragen wij deze aan de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

In het algemeen hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

gegevens van leden: gedurende het lidmaatschap en daarna alleen zolang noodzakelijk;
gegevens die onderdeel uitmaken van de financiële administratie: maximaal 7 jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht;
gegevens van sponsoren: gedurende de samenwerking en daarna alleen zolang noodzakelijk voor de administratie;
gegevens op basis van toestemming: totdat de toestemming wordt ingetrokken, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.

9. Verstrekking aan derden

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen aan derden als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze werkzaamheden of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Daarbij kan gedacht worden aan:

partijen die onze financiële administratie ondersteunen;
partijen die onze website of digitale communicatie ondersteunen;
organisaties of bonden waarbij aansluiting noodzakelijk is voor deelname aan activiteiten of wedstrijden, voor zover van toepassing.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij indien nodig een verwerkersovereenkomst.

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

10. Doorgifte buiten de Europese Unie

In beginsel verwerken en bewaren wij persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien in uitzonderlijke gevallen gebruik wordt gemaakt van een dienstverlener buiten de EER, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt in overeenstemming met de AVG en met passende waarborgen.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Onder meer door:

persoonsgegevens alleen toegankelijk te maken voor personen die deze voor hun taak nodig hebben;
gebruik van wachtwoorden en beveiligde systemen;
het maken van back-ups waar nodig;
het actueel houden van software en beveiligingsmaatregelen;
zorgvuldige instructie van betrokken vrijwilligers en bestuursleden.

12. Foto’s en beeldmateriaal

Tijdens activiteiten, wedstrijden of evenementen kunnen foto’s of sfeerbeelden worden gemaakt en gebruikt voor communicatie van de vereniging, zoals op de website, social media of in promotiemateriaal.

Wij gaan hier zorgvuldig mee om. Wanneer dit nodig is, vragen wij vooraf toestemming. Betrokkenen kunnen bezwaar maken tegen publicatie van herkenbaar beeldmateriaal door contact met ons op te nemen.

13. Rechten van betrokkenen

Iedere betrokkene heeft het recht om:

persoonsgegevens in te zien;
persoonsgegevens te laten corrigeren;
persoonsgegevens te laten verwijderen, voor zover dit wettelijk mogelijk is;
bezwaar te maken tegen verwerking;
toestemming in te trekken, voor zover de verwerking daarop is gebaseerd;
een verzoek te doen tot beperking van de verwerking;
gegevensoverdraagbaarheid te vragen, voor zover dit van toepassing is.

Verzoeken kunnen worden ingediend via de contactgegevens onderaan deze verklaring. Wij kunnen vragen om een nadere identificatie voordat wij op een verzoek ingaan.

14. Klachten

Als u een klacht heeft over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen. Wij zoeken dan samen naar een oplossing.

Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Cookies en websitegebruik

Onze website kan gebruikmaken van functionele en technisch noodzakelijke cookies om de website goed te laten werken en te beveiligen.

Voor zover de website geen tracking- of marketingcookies gebruikt, beperken wij ons tot deze noodzakelijke cookies. Als in de toekomst wel andere cookies worden gebruikt, zullen wij bezoekers daarover informeren en waar nodig toestemming vragen.

16. Wijzigingen

Ruiter & Ponyclub De Pijts behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van de vereniging.

17. Contact

Voor vragen of verzoeken over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met:

Ruiter & Ponyclub De Pijts
Kromboschweg 4a
5971 PG Grubbenvorst
E-mail: depijts@hotmail.com